Vi har nu börjat vänja oss vid att jobba på distans och de digitala mötena flyter på bättre och bättre. Men hur går det egentligen för oss? Detta är den första i en serie om tre korta artiklar som berör ämnet distansarbete. Vi kommer jobba oss igenom följande ämnen:  

  1. Det digitala ledarskapet (av Vincent Castellano) – Denna artikel
  2. Det digitala mötet (av Vincent Castellano)
  3. Digitala workshops (av Christian Rick)

Så, i denna artikel zoomar vi in på det digitala ledarskapet för dig som är chef, leder en arbetsgrupp eller projekt; och numera leder på distans via digitala verktyg.  

På Forefront är vi sedan länge vana att jobba på distans, både i distansleveranser och projektledarskap på distans. Vincent, jag som skriver detta, är en av dem som delar med sig av våra kunskaper genom kursen ”Effektivt distansarbete” 

Vissa av oss ledare har sedan länge jobbat på distans och för andra är det nytt. Oavsett är det mycket att tänka på och att leda på distans kräver än mer. Nedan följer fyra korta framgångsfaktorer som vi anser bör vara på plats för att du ska lyckas med ett effektivt och bra digitalt ledarskap:  

1. Gemensam målbild 

En av utmaningarna med att jobba på distans utan den fysiska kontakten, är att bibehålla teamets motivation och känslan av att skapa värde. För att bibehålla det föreslår vi att man använder sig av en gemensam och etablerad målbild. Målbilden ska bland annat vara tilltalande, beskriva var ni vill vara någonstans och hur ni vill uppfattas. Har ni redan målbilden på plats är det toppenom inte är det en perfekt övning för er att tillsammans formulera en ny målbild. 

Genom att ha en etablerad och tilltalande målbild blir det lättare för er att enas och skapa den motivationen till framdrift ni önskar. När vi jobbar på distans ställs även högre krav på självständigt arbete hos individen. Med en målbild som anger riktning skapar ni just de förutsättningar som krävs för effektivt distansarbete

2. Förväntanshantering

När vi sitter på distans och jobbar blir det svårare att som ledare få en överblick över vad som görs, att alla jobbar med rätt saker och att teamet jobbar åt samma håll. Genom att diskutera önskat resultat skapar du en tydlighet, progress i arbetet och ett forum där det blir naturligt med uppföljning.  

Det finns många sätt att synka förväntningarna på, men det viktiga för dig som digital ledare är att vara tydlig med vad som ska levereras/vilket resultat, till vilken kvalitet och när det ska vara levererat. Vi föreslår att du följer upp på resultat och inte på aktiviteter eller tillvägagångssätt för att undvika känslan av detaljstyrning. Detta kan med fördel göras under strukturerade dagliga stand-up meetings/avstämningsmöten med en tydlig agenda. Dessa möten kommer även bidra till att stärka sammanhållningen i teamet och att bibehålla motivationen.   

3. Gemensamma spelregler 

Knacken på axeln, eller det spontana småsnacket vid kaffeautomaten som bygger relationer är svåra att ersätta. Men genom att prata om och etablera gemensamma spelregler kan ni bestämma er för hur ni på bästa sätt ska jobba tillsammans. Om ni inte redan har gjort detta är det kanske dags att ni stannar upp, reflekterar över hur ni samarbetar, hur effektivt ert samarbete är och vad ni kan göra för att samarbeta ännu bättre. Bland era spelregler bör ni diskutera och besluta om följande:   

  • Kommunikationskanaler – Vilka kanaler ska vi använda och vad skriver vi vart? Använder ni Microsoft (MS) Teams eller telefonen när ni vill nå varandra snabbt? När skickar ni mail och när skriver ni MS Teams? Vilka tider är ok att ringa varandra, och så vidare 
  • Tillgänglighet Hur visar ni när ni är tillgängliga för chatt och telefonsamtal eller när ni behöver tid för att fokusera? Till exempel kan ni använda de olika status-funktionerna som finns i MS Teams och andra tjänster; ”tillgänglig, upptagen, stör ej,”  
  • Relation – Det krävs lite mer struktur och energi för att bygga och bibehålla relationerna inom teamet, speciellt med de som du kanske inte talar med varje dag. Sätt därför en strategi för hur du ska göra detta. Här finns det många exempel på aktiviteter på nätet. Ta en digital lunch/fika tillsammans, en promenad där ni via telefon pratar om saker utöver jobbet, anordna småtävlingar via Teams, och så vidare. 

4. Närvarande 

Tillit och öppenhet inom teamet är en förutsättning för att skapa effektivitet. På distans sker det inte lika naturligt som på kontoret, och denna punkt hör mycket samman med att bibehålla en god relation. Du som ledare måste anstränga dig mer för att visa att du finns där för ditt team och på ett tydligare sätt bekräfta deras arbete. Här handlar det mycket om hur du är som person och vad som funkar för dig. Vi på Forefront försöker chatta och ringa lite oftare samt diskutera personliga ämnen utanför yrkesrollen 

Du som ledare har oftare en starkare och mer naturlig relation till de i teamet än vad de har sinsemellan. Därför är det även viktigt att du hjälper teamet att bygga relationen och närheten sinsemellan. Även här krävs det att du tar ett större ansvar och ger dem förutsättningar för det. Du kan till exempel låta alla checka in på mötena, fördela ansvaret om diskussionspunkter till olika individer och säkerställa att alla kommer till tals och syns lika mycket 

Det finns naturligtvis mycket mer att tänka på som ledare, men detta var fyra saker vi ville lyfta fram. I nästa artikel kommer vi prata om hur vi gör för att hålla effektiva digitala möten. Men fram till dess fortsätter vi vår resa med att bli ännu bättre digitala ledare 

Lycka till!  

Relaterade ämnen