Nu har nog de flesta av oss blivit varma i kläderna och känner att de digitala mötena flyter på bättre och bättre. Nu efter midsommar börjar också många av oss få semesterfeeling, men innan vi går på ledighet vill vi dela med oss mer om hur man enkelt kan förbättra de digitala mötena. Detta är den andra i serie om tre korta artiklar som berör ämnet distansarbete. Vi kommer jobba oss igenom följande ämnen:

  1. Det digitala ledarskapet (av Vincent Castellano)
  2. Det digitala mötet (av Vincent Castellano) – Denna artikel
  3. Digitala workshops (av Christian Rick) 

I denna artikel kommer vi inte fokuseraverktyg eller dess funktionerdet finns det 100-tals andra artiklar som gör. Vi vill här fokusera på HUR du leder och agerar i det digitala mötet för att det ska bli så lyckat som möjligt, och du kommer att få tre konkreta tips om just detta 

Innan vi börjar vill vi poängtera att digitala möten har samma struktur som fysiskt möten, men att tillvägagångssättet är annorlunda. Med struktur menar vi: ett tydligt syfte, mål och att agenda är kommunicerad samt att föredragande deltagare har hunnit förbereda sig. Med tillvägagångssättmenar vi hur man agerar i mötet och där vill vi lyfta tre saker: 

1. Sätt rätt förväntningar 

Med distansarbete öppnas en hel värld av möjligheter att genomföra sina digitala möten. Från kontoret, hemmet, hängmattan, ute på gräset eller på språng i bilen/bussen. Vissa sorters möten fungerar vart som, medan andra kräver mer fokus och lugn och ro runt om. För att ge alla rätt förutsättningar att genomföra mötet på bästa sätt kan du med fördel vara tydlig med förväntningarna redan i kallelsen. Var tydlig med om deltagarna förväntas delta aktivt så att de kan välja att sitta i en lugn miljö inomhuseller om de endast ska lyssna in, och således kan ta mötet en promenad eller på vägen från bilen eller bussen.  

2. Bygg relation i digitala möten 

Att bygga relationer i digitala möten är betydligt svårare, vi får sällan samma ”feeling” som när vi ses fysiskt. Att bygga på relationerna inom teamet är viktigt både för ett förbättra samarbetet men också för vårt personliga välmående. Att börja mötet med en check-in är ett bra sätt att bli lite mer personliga. Check-in kan göras på många olika sätt, men syftar till att låta alla komma till tals och att mentalt checka in på mötet. En favorit är att låta deltagarna säga något kort om jobbet och något personligt. Om jobbet för att det kan vara bra att veta vad som är top of mind just nu och privat för att vara lite mer personliga i mötet. Genom att vara mer personliga stärker vi våra relationer mer än om vi bara pratar om jobb. Det ger oss dessutom kopplingar som vi kan följa upp vid ett annat tillfälle.  

3. Facilitera det digitala mötet

Facilitering är en hel vetenskap som vi går in mer på djupet av i kursen ”Effektivt distansarbete”, men för att nämna några praktiska tips: 

  • Var en moderator, ge ut ordet, ställ riktade frågor, avbryt när det behövs och se till att alla får komma till tals. När du är en moderator har du chansen att inkludera alla i mötet, höja energinivån och hjälpa till att håll deltagarna engagerade i mötet.  
  • Använd deltagarlistan som stöd för att säkerställa att alla kommer till tals, till exempel kan man säga ”NAMN, har du någon ytterligare reflektion?” 
  • Vid Powerpoint-presentationer, använd animeringar. Genom att till exempel klicka fram en talbox, eller en del av bilden i taget hjälper du deltagarna att fokusera på den delen av bilden du vill prata om. Detta motsvarar att du står framför tavlan och pekar på det som du pratar om just då.  
  • Nu när vissa kommer tillbaka till kontoret kan det hända att ni har några i teamet på plats i samma rum och några på distans. Detta ökar svårigheterna för dig som moderator då det är lätt att de på distans blir utflugna satelliter. Var därför extra noga med att ge dem plats i mötet genom att till exempel säga ”Är det någon på tråden som vill börja?”. Om ni har chansen kan ni också lyft upp deras videor på er gemensamma tv i konferensrummet för att få en mer personlig kontakt.  

Ljudet funkar inte! – Till slut en teknikpunkt. Ibland fungerar helt enkelt inte ljudet, då är det bra att veta hur du felsöker och vad du kan göra åt saken. Bilden nedan är en superenkel illustration om hur du kan felsöka ljudet på en PC.  

Det var allt vi hade för denna gång. Har ni några frågor till oss är det bara att ni hör av er. Nästa gång djupdyker vi i tips om hur man faciliterar digitala workshops. Men fram till dess, lycka till!  

Kontakt
Vincent Castellano