Vi har även fortsättningsvis behov av att jobba tillsammans i workshops, men nu när vi tvingas göra det på distans ställer det helt andra krav på både ledaren och deltagarna. Det har därför blivit dags för oss att djupdyka i den sista delen i denna miniserie, Digitala workshops. Vi har tidigare jobbat oss igenom följande ämnen:

  1. Det digitala ledarskapet (av Vincent Castellano)
  2. Digitala möten (av Vincent Castellano)
  3. Digitala workshops (av Christian Rick) – Denna artikel

Att jobba tillsammans på distans är bland det svårast vi ställs inför i dagsläget, det ställer stora krav på oss som leder workshops och även på deltagarna. I denna artikel vill vi dela med oss av fem konkreta tips för att komma igång med dina digitala workshops:

1. Börja med de verktyg du redan har

När du letar efter verktyg för att köra digitala workshops är det bra att börja med att kolla på de program och tjänster du redan har. Office 365 och G Suite låter dig dela dokument som flera personer kan skriva i samtidigt och fungerar bra som gemensamma arbetsytor. Skype, Teams och gamla hederliga konferenssamtal täcker upp mycket av behoven av att kunna kommunicera verbalt. Som en bonus kommer dina workshopdeltagare kanske redan känna till verktygen och kan hoppa direkt in i workshopen utan att behöva lära sig använda verktygen först. Tänk gärna igenom vilka syften övningarna du kommer använda dig av har och se om du har något verktyg som passar bättre för de ändamålen.

2. Var förberedd

Förberedelser är A och O när det kommer till digitala workshops. Ju bättre förberedd du är, ju bättre kommer din workshop att vara. Det gäller självklart för alla workshops men blir extra viktigt när du inte kommer befinna dig på samma plats som de andra deltagarna. Be alla att pröva verktygen ni kommer använda innan workshopen och se till att instruktioner för övningarna finns tillgängliga i verktyget, gärna i den samarbetsyta ni kommer använda. Kommunicera tydligt varför ni har workshopen och vad du förväntar dig för resultat. Det hjälper deltagarna förstå varför de deltar och vad som kommer att hända med deras arbete efter workshopen.

Om det går är det bra om deltagarna kan förbereda vissa uppgifter innan workshopen, till exempel genom att gå igenom material eller skriva post-its. Det snabbar upp övningarna och gör att ni kan fokusera på att samarbeta. Ett konkret tips för att ytterligare förbereda deltagarna är att i förväg boka in en tid där de kan testa på och bekanta sig med verktyget ni kommer att använda och på så sätt hjälpa dem att komma igång med det förberedande arbetet.

3. Var en moderator

Har du någonsin funderat vad personen som ser till att en paneldiskussion håller sig till ämnet eller att en gruppdiskussion förs framåt kallas? En moderator, och det är vad du kommer att behöva vara under en digital workshop. Precis som när du leder ett digitalt möte behöver digitala workshops någon som leder. En facilitator, som vi vanligtvis brukar kalla den som leder workshopen, guidar deltagarna och hjälper dem att få samsyn eller lösa ett problem.

En moderator leder workshopen genom att dessutom hantera informationsflödet mellan deltagarna och ser till att alla aktivt deltar. Precis som en moderator för en paneldiskussion och leder samtalet framåt kommer din uppgift vara att se till att alla deltagare kommer till tals, förstår vad de ska göra och att du ser till att workshoppen fortlöper som planerat.

4. Schemalägg pauser, många pauser

Att delta i en digital workshop låter enkelt. Samma sak som att delta i en vanlig workshop fast att du sitter hemma med ditt hems alla bekvämligheter på en armslängds avstånd, eller? Både att delta i och leda en digital workshop kräver mer arbete och energi än vad man kan tro och du kommer inte ha samma möjlighet att känna av när det är dags att ta en paus som du har när du befinner dig i samma rum som deltagarna. Gör det därför till en regel att schemalägga regelbundna pauser i arbetet.

Sikta på åtminstone en 10-minuters paus per timme så att deltagarna kan hämta något att dricka, fylla på energiförrådet och röra på sig. För att orka fokusera krävs att man har både energi och vätskebalans. Genom att regelbundet röra på sig orkar man mer och kan fokusera längre.

5. Specialiserade verktyg för att samarbete online

När du har börjat få snurr på att köra digitala workshops är det värt att kika på specialiserade verktyg som är skapade för att samarbeta online. Dessa kan göra ditt liv som moderator för en digital workshop mycket enklare. Verktyg som Miro eller Mural där du har en gemensam digital whiteboard som uppdateras i realtid kommer göra dina workshops ännu bättre, och som en extra fjäder i hatten kommer du ha all dokumentation för workshopen klar direkt. Mentimeter är ett annat verktyg som kan användas för att aktivera deltagarna. Andra verktyg som till exempel Zoom låter dig dela upp deltagarna i mindre grupper för att underlätta diskussioner i mindre grupper om du har många deltagare. Se bara till att verktygen du använder uppfyller de krav på säkerhet och datalagring som du och din organisation har.

Det viktiga är att öva, reflektera och lära sig. Vi på Forefront har jobbat med detta länge och det är ett ständigt lärande. Vill ni ha flera tips, ta del av våra lärdomar eller om ni vill att vi kommer och hjälper er blir bättre i de digitala miljöerna, tveka inte att höra av er.

Allt väl, och lycka till!

Kontakt
Christian Rick