Microsoft 365 är en plattform fylld med smarta verktyg för att underlätta din digitala arbetsplats och öka både din personliga effektivitet men även organisationers produktivitet i stort. Det kan dock vara lätt att gå vilse bland alla tillgängliga applikationer och därför även riskera att missa hjälpsamma funktioner och verktyg som kan underlätta din vardag.

Jag heter Michaela Bostrand, jobbar som Microsoft 365-konsult och hjälper företag att öka användningen och på så sätt uppnå maximal nytta med Microsoft 365. I den här artikelserien kommer jag att dela med mig av mina bästa tips för Microsoft 365.

I förra veckans inlägg jämförde jag Planner, To Do och Lists och i den här artikeln fortsätter hur du kan göra för att jobba mer effektivt med din inkorg i Outlook. I nästa veckas inlägg kommer jag prata om hur du kan förbättra upplevelsen kring mötesbokningar i Outlook.

Här hittar du de andra artiklarna i samma serie:

Del 1 – Funktionerna i To Do
Del 2 – To Do Tips och tricks
Del 3 – To Do, Planner eller MS Lists?

Genom att använda Insights-appen i Outlook, kan du via MyAnalytics enkelt få hjälp att boka fokustid samt ställa in din arbetstid.

Vi har tittat på uppgiftshantering på både personlig och team-nivå och denna vecka fortsätter vi på spåret personlig effektivitet. En vanlig tidstjuv i vår vardag är vår mailkorg, den stjäl vårt fokus och tar energi att hantera.

Även om man ofta pratar om att MS Teams ska ersätta arbetet som tidigare skett i Outlook och bara lämna kvar den formella, mer informativa kommunikationen som inte kan skötas någon annanstans, så är det inte alltid lätt att överge sin inkorg helt.

Tips

Här kommer därför ett antal tips över hur du kan ta kontroll över din inkorg för att börja jobba mer effektivt med denna.

  • Först och främst, börja med att stänga av notiser i Outlook (File > Options > Mail – Message arrival) för att slippa att detta stjäl ditt fokus. Planera istället in tid i din kalender för att hantera din mailkorg. När du sedan sitter och går igenom din mailkorg, sortera dina mail baserat på hur snabbt det går att hantera mailet.
  • Tar mailet mindre än 2 min att agera på, gör det på en gång. Tar det mer än 2 min, planera in tid i kalendern för att hantera detta. Kom ihåg att om du flaggar mailet så läggs uppgiften automagiskt till i din To Do. Detta hjälper dig att arbeta mer produktivt och bibehålla fokus.
  • Nästa tips är att försöka att undvika att ”Svara alla” i största möjliga mån samt undvika att svara på mail där du ligger på CC. Detta för att minska antalet mail inte bara i din egen inkorg men även för dina kollegor. Återigen – agera bara på det som är viktigt och kräver svar.

Regler och snabbsteg

Ett annat sätt att jobba effektivare med dina mail är att använda regler och snabbsteg. Här kommer några exempel på regler och snabbsteg som man kan använda sig av:

  • Om du får återkommande mail från en specifik avsändare (kanske ett system du använder) eller med specifika ord i rubriken, kan det vara värt att skapa en regel för hur dessa ska hantera. Exempelvis kanske du inte är jätteintresserad av vilka uppdateringar som sker i ert CRM-system, skapa då en regel som flyttar dessa mail till en egen mapp. Eller så kanske du får fakturor som är viktiga att du hanterar, skapa då en regel som flaggmarkerar dessa så att du inte missar dem.
  • Kanske får du ofta mail från olika avsändare som ska vidarebefordras till en specifik kollega, då kan du skapa ett snabbsteg för detta. Då får du en knapp under snabbsteg som du kan trycka på för att enkelt göra detta.

Sista tipset rör din kalender.

  • Se till att ha din faktiskt arbetstid markerad, så att det blir tydligt för kollegor som vill boka möten med dig när du är tillgänglig. Kanske jobbar du halvtid, eller så undviker du helst möten efter 16 på dagarna, detta kan du ställa in under File > Options > Calendar – Work time.

Nästa artikel kommer innehålla ett tips hur du kan förbättra upplevelsen kring mötesbokningar i Outlook, missa inte det!

Vill du veta mer?

Kontakta Michaela Bostrand