Microsoft 365 är en plattform fylld med smarta verktyg för att underlätta din digitala arbetsplats och öka både din personliga effektivitet men även organisationers produktivitet i stort. Det kan dock vara lätt att gå vilse bland alla tillgängliga applikationer och därför även riskera att missa hjälpsamma funktioner och verktyg som kan underlätta din vardag.

Jag heter Michaela Bostrand, jobbar som Microsoft 365-konsult och hjälper företag att öka användningen och på så sätt uppnå maximal nytta med Microsoft 365. I den här artikelserien kommer jag att dela med mig av mina bästa tips för Microsoft 365. Denna del handlar om tips och tricks i Microsoft To Do och i nästa artikel kommer jag göra en jämförelse mellan Planner, To Do och Microsoft Lists.

Ladda ner To Do till dator och mobil

För att få ett så smidigt arbetssätt som möjligt med dina uppgifter, se till att ladda ner To Do till både din dator (via Microsoft Store för Windows-användare) samt till mobilen (via din app-store). Genom att ha To Do nedladdat på datorn kan du enkelt pinna fast dina viktigt ”att göra-listor” på Start, för att ha snabb tillgång till dessa hela tiden.

Hantera din dag i To Do

Om du vill lägga till en uppgift till Min dag öppnar du uppgiften i fråga och väljer Lägg till i min dag. Min dag-listan erbjuder också förslag på vad du bör lägga till. Du ser förlag genom att trycka på lamp-symbolen ”Idag”. Förslagen är baserade på nyligen tillagda uppgifter och uppgifter som har ett förfallodag i dag. Appen kommer inte att ge förslag på uppgifter som har påminnelser som ställts in för idag.

Få en bra överblick över din veckas uppgifter

Genom att gå in i ”Planerat” kan du snabbt få en överblick över vilka uppgifter som är tidsatta att genomföras/slutföras den kommande veckan. Du kan välja att se uppgifter planerade för imorgon, ”senare”, alla planerade samt även sena uppgifter.
Du kan även sortera din lista efter prioritet, förfallodatum, alfabetisk ordning och när den skapades. För att göra det går du till det övre högra hörnet och väljer Sortera efter och välj hur du vill visa dina uppgifter.

Lägg till checklista av delaktiviteter till en uppgift

Vill du motverka att få alldeles för många uppgifter i din To Do, använd då checklistan som ligger under respektive uppgift. Denna hittar du genom att trycka på uppgiften och sedan står det ”+ Lägg till steg”. Dessa kan du sedan checka av allt eftersom att du genomför stegen.

Jobba med flaggade mail samt Planner-uppgifter i To Do

Se till att du har slagit på synkningen mellan Outlook/Planner och To Do för att enkelt samla alla dina uppgifter på ett ställe. När du flaggar ett mail i Outlook kommer detta att även synas i To Do och skulle mailet vara extra viktigt – markera det som högprioriterat, då får det en stjärna i To Do.

*Bubblare* Använd emojis för att liva upp dina listor

Det är enkelt att lägga till emojis även via PC (via mobilen bör de flesta ha koll på emojis), allt du behöver göra är att trycka på ”Windowsknappen + .” för att få upp en lista över emojis. Detta är ett roligare sätt att märka dina olika att-göra listor.

I nästa inlägg kommer jag jämföra To Do, Planner och Microsoft Lists.

Vill du veta mer?

Kontakta Michaela Bostrand