Microsoft 365 är en plattform fylld med smarta verktyg för att underlätta din digitala arbetsplats och öka både din personliga effektivitet men även organisationers produktivitet i stort. Det kan dock vara lätt att gå vilse bland alla tillgängliga applikationer och därför även riskera att missa hjälpsamma funktioner och verktyg som kan underlätta din vardag.

Jag heter Michaela Bostrand, jobbar som Microsoft 365-konsult och hjälper företag att öka användningen och på så sätt uppnå maximal nytta med Microsoft 365. I den här artikelserien kommer jag att dela med mig av mina bästa tips för Microsoft 365. I denna del kommer jag göra en jämförelse mellan Planner, Microsoft To Do och Microsoft Lists. Och i nästa artikel kommer jag fortsätta på temat personlig effektivitet och gå in på hur man kan jobba effektivare med sin inkorg i Outlook.

Här hittar du de andra artiklarna i samma serie:

Del 1 – Funktionerna i To Do
Del 2 – To Do Tips och tricks
Del 4 – Effektivisera din inkorg i Outlook

Microsoft är bra på att tillhandahålla verktyg för att lösa de mesta av våra behov i vardagen. Ibland blir det lite överväldigande med alla dessa applikationer och du kanske känner att funktionerna överlappar verktygen emellan.

Tre appar som kan uppfattas som liknande är To Do, Planner och Lists. I denna artikel försöker vi reda ut när vilket av dessa verktyg bör användas.

Microsoft To Do eller Planner?

To Do är en jättebra applikation för din personliga uppgiftshantering. Här kan du skapa egna listor med uppgifter, du kan dela listor med andra inom organisationen och du kan även hämta in uppgifter från Outlook och Planner.

Planner i sin tur är ett bra verktyg för projektplanering, på så sätt att du kan skapa och tilldela uppgifter till ditt team. Med sin kanban-liknande utformning kan man skapa olika ”buckets” där uppgifter kan läggas, för att skapa struktur och ett flöde i arbetet.

När ska du då använda vad?

Planner – Använd Planner när ni är ett team som arbetar kring uppgifter tillsammans och behöver en gemensam yta där ni kan få en bra överblick över ert arbete.
To Do – Använd To Do för att hantera dina egna uppgifter och för att få en överblick över de uppgifter du har fått tilldelade. Här kan du skapa en personlig struktur över dina listor, samtidigt som du kan se dina uppgifter från Planner.

Snart kommer även Tasks i Teams för att samla alla dina uppgifter i Teams-klienten. Detta för att underlätta ditt arbete genom att inte behöva lämna Teams.

Microsoft Lists då?

Lists är det senaste tillskottet i raden av uppgiftshanterare. Skillnaden mellan Planner och Lists är dock att Planner enbart hanterar uppgifter, medan Lists kan hantera allt som kan skötas från en lista, exempelvis incidenthantering och asset management.

Lists är mer anpassningsbar än Planner på så sätt att du enkelt kan lägga till kolumner för att addera ytterligare data till en rad samt att du kan skapa vyer för din lista för att filtrera ut specifikt innehåll. Lists kan användas både av team men även individuellt.

Varför bör er organisation använda dessa applikationer?

Microsoft 365 är en plattform som tillhandahåller flera verktyg som tillsammans syftar till att öka verksamhetens produktivitet. De flesta har idag hört om gapet mellan de teknologiska möjligheterna som finns och en organisationens produktivitet, där de tekniska hjälpmedlen utvecklas för varje dag som går, medan organisationer har svårt att hänga med. Detta bidrar inte bara till att organisationer går miste om möjlig prestationspotential, de riskerar även att inte attrahera rätt kompetens till verksamheten.

Därför är det viktigt för organisationer att tillhandahålla tekniska möjliggörare till sina anställda, men också hjälpa till att förklara syftet och nyttan med att använda dessa. De tre verktyg som nämns i denna artikel finns tillgängliga för användare av Microsoft 365 och bidrar till att hjälpa både individer och team att blir effektivare och mer produktiva. Därför bör ni som organisation hjälpa era anställda att använda dessa verktyg, för tillsammans minskar ni gapet.

I nästa inlägg kommer jag fortsätta på temat personlig effektivitet och gå in på hur man kan jobba mer effektivt med sin inkorg i Outlook.

Vill du veta mer?

Kontakta Michaela Bostrand