Microsoft 365 är en plattform fylld med smarta verktyg för att underlätta din digitala arbetsplats och öka både din personliga effektivitet men även organisationers produktivitet i stort. Det kan dock vara lätt att gå vilse bland alla tillgängliga applikationer och därför även riskera att missa hjälpsamma funktioner och verktyg som kan underlätta din vardag.

Jag heter Michaela Bostrand, jobbar som Microsoft 365-konsult och hjälper företag att öka användningen och på så sätt uppnå maximal nytta med Microsoft 365. I den här artikelserien kommer jag att dela med mig av mina bästa tips för Microsoft 365. Denna första del handlar om Microsoft To Do och jag kommer gå igenom de funktioner som finns i appen. I nästa artikel kommer jag berätta om hur du kan jobba smartare med denna app.

Här hittar du de andra artiklarna i samma serie:

Del 2 – To Do Tips och tricks
Del 3 – To Do, Planner eller MS Lists?
Del 4 – Effektivisera din inkorg i Outlook
Del 5 – Slipp svar på mötesinbjudningar i inkorgen
Del 6  Olika sätt att presentera PowerPoint i Teams
Del 7 – Få med ljud vid skärmdelning i Teamsmöten

Först – börja med rätt inställningar

Under Inställningar kan du ändra appens inställningar och även söka bland dina att-göra-listor. Du kan ställa in hur du önskar att nya uppgifter ska lägga sig i listan samt stänga av notisljud. Om du använder desktop-applikationen så kan du även pinna To Do till ditt aktivitetsfält för snabbare åtkomst.

Tips! Se till att du har slagit på Smarta listor, som Alla och Slutförda, samt att du har kopplat ihop To Do med Planner och Exchange – så får du alla uppgifter samlade på ett ställe!

Planera din dag effektivt

Med hjälp av Min Dag kan du enkelt lägga till uppgifter från olika listor till en samlad vy. Det är enkelt att lägga till uppgifter till ”Min dag”, allt du gör är att högerklicka på uppgiften du vill lägga till och välja ”Lägg till i Min Dag” (eller öppna uppgiften och trycka på solen). Uppgifter som du har lagt till kommer att ”försvinna” från listan om du inte slutför dessa under dagen, för att kunna starta på nytt varje dag. Då hittar du uppgiften i respektive lista där den har sitt ursprung från.

Under rubriken Viktigt hittar du uppgifter som markerats som viktiga, oavsett om de kommer från Planner, To Do eller Outlook. För att markera en uppgift som viktig klickar du på stjärnan bredvid uppgiften.

För att se alla uppgifter som har ett slutdatum tittar du under Planerat. Även uppgifter som kommer från Planner, där ett slutdatum har satts hittar du här.

Håll koll på alla dina uppgifter – och dela dina egna listor när det behövs!

To Do underlättar din vardag genom att samla alla dina uppgifter på ett ställe – som dessutom synkar i realtid mellan dator och mobilappen för att du ska kunna hålla dig uppdaterad även när du är på språng!

I vänstermenyn finns flera olika grupperingar av dina olika uppgifter, här kommer en snabb genomgång av vad du hittar under respektive flik.

Alla

Här ser du alla dina uppgifter på ett och samma ställe (denna går att ställa in i inställningar om man vill se eller inte).

Slutfört

Här ser du alla slutförda uppgifter (denna går att ställa in i inställningar om man vill se eller inte).

Tilldelad till dig

Här samlas uppgifter som har tilldelats dig i Microsoft Planner – glöm inte att slå på detta under Inställningar

Flaggad epost

Här visas uppgifter som är kopplade till ett inkommande mejl, som du har flaggat – glöm inte att slå på detta under Inställningar

Uppgifter

Här kan du skapa nya uppgifter som inte hör hemma i en specifik lista.

Listor

Du kan skapa listor för speciella projekt – och genom att högerklicka kan du dela dem med andra. OBS! Du kan än så länge bara dela listor med andra inom din organisation om du använder ett företagskonto, har du ett personligt konto kan du dela med andra personliga Microsoft-konton.

Lägg till uppgift

Skriv in nya uppgifter och tryck på Retur för att lägga till dem.

Åtgärder

Högerklicka på en uppgift för att styra, flytta och radera den.

Detaljer

Ändra åtgärdens rubrik – och lägg till fler detaljer om du vill.

Övriga uppgifter

Lägg till mer information, exempelvis när uppgiften ska vara klar. Du kan komplettera med filer och anteckningar. Jag hoppas att denna artikel ska ha väckt ditt intresse kring Microsoft To Do och hjälp dig en bit på traven i att börja använda appen.

I nästa inlägg kommer jag dela med mig av tips och tricks för hur To Do kan bli en verklig hjälp i ditt dagliga arbete!

Vill du veta mer?

Kontakta Michaela Bostrand