Inköp + Hållbarhetsavdelningen = kunskap
För att klara av att hantera hållbarhetsfrågan behöver hela verksamheten förstå Inköps roll och låta dem ta den plats de förtjänar. Inköp kan verka för innovation och verksamhetsutveckling, när de får möjligheten. Hållbarhetsavdelningen sitter på kärnkompetensen men utan nära samverkan med inköp blir arbetet inte särskilt effektivt. Kompetenshöjningen behövs i båda områdena: Inköp behöver lära sig mer om hållbarhetsfrågan och förstå vad de ska och kan kräva av leverantörerna. Hållbarhetsavdelningen behöver i sin tur förstå var i inköpsprocessen olika åtgärder är möjliga. Först när de arbetar tillsammans kommer en verklig förändring vara möjlig.
De flesta inköpschefer menar även att de inom organisationen saknar kunskap, verktyg och metoder, samtidigt som de oroas över kostnader förknippade med att rätta till brister och i form av högre inköpspriser. Jag vill påstå att de redan har mycket av verktygen och metoderna som behövs, även om det finns stora utmaningar som behöver adresseras.
*)Källa för utsläppsstatistik hittar du här
Source to pay – så påverkas hållbarhetsarbetet
Låt oss titta på de fem huvudsakliga områden som inköpsprocessen – Source to pay, hanterar och som konkret påverkarhållbarhetsarbetet.
1. Förstå och påverka organisationens behov
Verktygen finns, det gäller att använda dom uthålligt. Spendanalysen är det primära verktyget för att förstå verksamhetens behov, här syns inköpen från de leverantörer verksamheten har idag. Genomförs analysen tvärfunktionellt tillsammans med verksamheten kan de verkliga behoven förstås, bortom de faktiska inköpen. Om inköp samtidigt arbetar framåtriktat med sin kategoristyrning och har bra kunskap om leverantörsmarknaden kan behoven kanske justeras för att proaktivt möta olika hållbarhetsmål.
2. Finna och avtala rätt leverantörer
I gränslandet mellan strategiskt och taktiskt inköpsarbete finns det centrala arbetssättet kategoristyrning. Kategoristyrning i sin mest utvecklade form verkar för att driva verksamhetens innovationsförmåga och vara verksamhetsutvecklande. Det gör arbetssättet bäst lämpat för hållbarhetsarbetet inom inköp för att hitta och avtala rätt leverantörer. Vid justavtalsskrivandet kan krav på information och transparens byggas in för att på så sätt öka visibiliteten längre bak i försörjningskedjan.
3. Utveckla och följa upp relationerna med leverantörerna
Det gäller att strukturerat arbeta mot uppsatta mål och inte bara välja rättleverantör utan även aktivt utveckla, välja bort, och ibland avslutaleverantörer som inte lever upp till satta hållbarhetsmål. Inte bara när det uppstått en kris utan på motsvarande sätt som vid andra avtalsavslut baseradepå till exempel leveransbrister. Just att aktivt avsluta leverantörer, som yttersta åtgärd, är det som är utmärker de verksamheter som är ledande inom hållbarhetsområdet, ESG (Environmental, Social & Governance).
4. Avropa artiklar och tjänster under avtalsperioden
På operativ nivå är möjligheterna till påverkan mindre än inom övriga inköpsprocesser men det är samtidigt här grunden läggs i form av datagenerering till spendanalysen och leverantörsutvecklingen. Att göra avrop i system på befintliga avtal med definierade artiklar och tjänster blir i förlängningen grundläggande för mer strategiskt arbete med kvalitet. För att klara det behöver systemlandskapet stötta rätt beteende. Här ser vi många gånger att det brister vilket gör att inköpsavdelningen brottas med att lyfta blicken och ibland till och med avtalsmässigt kräver att leverantörerna ska generera spend-eller volymdata när den egna organisationen inte har förutsättningarna.
I det operativa görs även det dagliga arbetet med att ständigt förbättra inom ramen för befintliga avtal och det är här som verksamheten kan ges möjlighettill mer hållbara val vid avropet.
5. Hantera och betala leverantörsfakturor
Att fakturahanterings- och betalprocessen är rätt uppsatt är viktigt för att ge förutsättningar att göra rätt och motverka läckage, penningtvätt och bedrägeri. Det gäller förstås inte bara den här delen av inköpsprocessen utan även andradelar som ska säkra att de riskerna kraftfullt motverkas genom uppdelning av arbetsuppgifter.
Mätning är grunden
Hållbarhetsarbetet bör alltid börja med mätning –hellre mäta än att analysera rätt från början. Det görs inom ramen förkategoristyrning och spendanalys. De frågor som är bra att försöka dokumentera ner svar på är:
Vad köper vi?
• Förstå ingående material och tjänster i produkten
• Hur påverkas livscykeln, allt från start till end of life?
Av vem köper vi?
• Var är de baserade geografiskt?
• Hur ser arbetssituationen ut för arbetarna där?
Hur ser våra leveranskedjor ut?
• Vilka leverantörer har våra leverantörer?
• Vilka utsläpp finns i kedjan?
• Hur behandlas personalen i alla steg?
Vår rekommendation är att påbörja ett välstrukturerat arbete med lågt hängande frukt och på så sätt bygga erfarenhet och nå framgång. Enda möjligheten att gå mot mer kunskap och visibilitet i kedjan är att börja ta stegen.