Kulturen spelar lika stor roll som tekniken
Att kultur och digitala medel samspelar är inte nyheter för många. Däremot är det vanligt att bli hemmablind för de egna kulturella normer som finns på ens egna arbetsplats. Exempelvis: en bra, och inte helt ovanlig, regel som skapar en tydlig gräns mellan arbete och fritid (även när arbetet sker på hemmakontoret) är att inte läsa eller skicka e-post eller andra typer av meddelanden före 8.00 eller efter 17.00. Ändå är det vanligt att få notifikationer om email på dygnets alla timmar, och få är de som stänger av notifikationer efter klockan 17. Detta trots att det finns utomordentligt tekniskt stöd som gör det möjligt att i förväg bestämma när meddelanden skickas både i Outlook och Teams. Här är det alltså en kulturell utmaning, som bäst löses genom att vi pratar med varandra – inte genom att sätta regler som ingen sen lever efter.
Med det sagt är digital teknik är inte en anledning att sluta prata med varandra. Vi ska prata med varandra om när vi chattar, skickar e-post eller möts. Vi bör bestämma vilka kanaler vi ska använda för vad och när. Och vi bör diskutera vad som fungerar bra och inte. Inte bara en gång, utan flera – eftersom möjligheterna hela tiden förändras.
Tips till dig som multitaskar, men vet att du egentligen inte borde
Återigen, det är bra att sätta regler kring aviseringar. Det är (nästan) aldrig nödvändigt att hålla koll på alla kanaler dygnet runt. Välj vad som är viktigt och stäng av andra aviseringar. Du kan också ta hjälp av Viva Insights för att planera dina dagar med fokustid och återhämtningspauser mellan möten. Det här är inga stora tricks, snarare små life hacks som ger effekt direkt. Med hjälp av Microsoft Viva kan få hjälp att arbeta med fokuserat. Du kan t ex boka in fokustid med inbyggda pauser. Du kan också se hur du splittrar dagarna med möten och få koll på dur mycket tid du jobbar utanför arbetstid.
Att tänka på:
- Kom överens om när, hur och vilken plattform och funktion ni använder.
- Sluta med ”multitasking”. Det sänker produktiviteten – även om det ibland kan kännas bra.
- Omsätt dina personliga insikter till handlingar och ändra hur du planerar din arbetsvecka.
- Bestäm när du arbetar och när du är ledig.
- Ta bort aviseringar som inte behövs (eller helst: stäng av alla aviseringar).
- Ta hjälp av den teknik som finns.
Teknik i kombination med ett stöttande arbetssätt och gemensamma regler kan göra att vi mår bättre på jobbet, och får mer tid över till annat. Använd de insikter som finns att få i Microsoft 365 för att skapa struktur och samlad fokustid så att du inte är helt slut när arbetsdagen är över. Du behöver återhämtningsperioder för att må bra, och jag tror vi alla är överens om att det finns annat i livet än arbete. Keep up the good work!